Pour rationaliser la gestion des notes de frais, SocialClub, agence de publicité parisienne, a opté pour une app de dématérialisation et de gestion des dépenses professionnelles. Désormais, les employés scannent et envoient leurs reçus aux équipes financières pour se faire rembourser dans la solution Pleo. (Photo : Pleo)
L’agence de publicité parisienne SocialClub, qui compte une vingtaine de collaborateurs, cherche à automatiser ses processus financiers afin d’accompagner sa croissance. Elle a souhaité commencer par la gestion de ses notes de frais. En effet, dans son secteur d’activité, les salariés tendent à accumuler les dépenses professionnelles qu’ils payent avec leur carte personnelle. « Notre principal défi était de récupérer l’ensemble des justificatifs, de démêler les dépenses effectuées entre carte personnelle et carte professionnelle, et d’associer ces frais aux projets clients. Avec le comptable, je consacrais l’équivalent d’une semaine par an pour clarifier et justifier les dépenses », raconte Valentin Fertillet, DG de SocialClub dans un communiqué. Cette situation conduisait même certains salariés à ne pas déclarer les petites dépenses pour éviter un processus long et fastidieux de remboursement.
Regrouper les dépenses dans un même espace
L’entreprise a finalement opté pour l’application Pleo qui numérise les dépenses des employés et limite ainsi les risques de perte de reçus ou de montants inexacts. De plus, les équipes administratives et financières consacrent moins de temps à la gestion de ces dépenses. « Il était indispensable d’automatiser des processus comptables, parfois fastidieux et de nous concentrer sur notre cœur de métier », continue le co-fondateur de l’agence.
Ainsi, l’app regroupe en un même espace toutes les dépenses et reçus professionnels d’un collaborateur et les catégorise automatiquement : taxi, matériels, déjeuner clients, déplacement professionnel, etc. De plus, les employés qui ne disposent pas de carte professionnelle scannent les reçus des paiements effectués avec leur carte personnelle dans l’app et les envoient directement aux équipes DAF pour remboursement. De leur côté, ces dernières ont accès à un tableau de bord pour visualiser la totalité des dépenses des salariés de l’entreprise.
Clémence Tingry