Google Cloud a ouvert certains de ses services aux entreprises pour les accompagner en période de confinement. Les startups Lumapps et Nickel témoignent. (Photo G.Altmann Pixabay)
Confinement et télétravail généralisés obligent, tous les environnements collaboratifs ont le vent en poupe. Selon Google, la croissance d’utilisation de sa visioconférence Google Meet dépasse ainsi 60 % depuis plusieurs semaines. Et l’usage quotidien de cet outil a été un quart de fois plus important en mars qu’en janvier. Des chiffres partagés dans une publication de blog par Thomas Kurian, CEO de Google Cloud le 31 mars dernier.
Google a rendu toutes les fonctions avancées de Google Meet gratuites pour les clients de G Suite et G Suite for Education pour la durée de la crise du covid-19. Thomas Kurian cite plusieurs exemples d’entreprises utilisatrices dans le monde, dont la Macif qui a assuré sa continuité de fonctionnement avec cette solution déjà déployée auprès de 8 000 de ses employés. Les équipes de la mutuelle française réaliseraient plus de 1 300 visioconférences Google Meet quotidiennes depuis le confinement.
Des ressources de formation à Google Cloud gratuites
Le Californien a aussi ouvert gratuitement jusqu’au 30 avril au moins son portefeuille de ressources de formation à Google Cloud : cours en ligne, ateliers Qwiklabs de pratique en conditions réelles du cloud et webinaires interactifs Cloud OnAir. Les Mooc cloud architecture et data engineering sont rendus accessibles à tous sur Pluralsight et Coursera.
Il travaille aussi avec les institutions publiques, de santé et de recherche sur des chats à base d’intelligence artificielle, des outils de suivi à distance des malades confinés, du tracking de l’évolution de l’épidémie, des nouvelles techniques de text mining et de data mining. Ces dernières visent à rendre plus efficace l’exploitation de la littérature scientifique sur le covid-19. Google fournit aussi des services de CDN et de load balancing gratuits.
Parmi ses utilisateurs, la startup française Lumapps, éditrice de solutions collaboratives de communication interne aux entreprises dans le cloud, et la néobanque Nickel, propriété de la BNP, ont partagé leur expérience de Google Cloud dans la situation complexe de la pandémie de covid-19.
Equiper aussi les collaborateurs difficiles à joindre
Lumapps est un partenaire proche de Google Cloud depuis ses débuts, et Élie Mélois, cofondateur et CTO, a été un des premiers ingénieurs certifiés sur la plateforme. Les outils de la jeune pousse s’appuient sur G Suite de Google, mais aussi la suite Teams de Microsoft. Durant cette crise du covid-19, elle accompagne ses clients de plusieurs façons. « Nous ouvrons des canaux de communication dans l’entreprise pour faire passer des messages d’information, partager des réactions, etc. vers des groupes d’employés qui exercent une fonction particulière, ou ceux qui sont présents sur un site spécifique, par exemple, » explique Élie Mélois.
Lumapps dispose d’un moteur de gestion de contenu pour produire et diffuser sans compétence spécifique, des contenus vers des cibles précises, et pour les notifier. « Nous allons fournir un identifiant aux collaborateurs plus difficiles que d’autres à joindre par messagerie comme les ouvriers d’usine, les soignants, les éboueurs, les vendeurs en magasins, etc. pour que les entreprises puissent aussi leur diffuser de l’information via leur mobile, continue Élie Mélois. C’est ce que nous avons fait, par exemple avec un client dans la distribution et un autre dans l’industrie, pour lesquels il était indispensable de prévenir les collaborateurs des nouvelles mesures sanitaires ou des changements d’organisation. »
Mettre à profit la connaissance acquise durant la crise
Depuis le 16 mars, Lumapps propose gratuitement un portail de communication interne de ce type. Google a financé une partie de l’infrastructure Google Cloud nécessaire à cette opération et à la gestion de la croissance de la demande pour ces solutions. La jeune pousse bénéficie par ailleurs de l’offre gratuite d’utilisation des fonctions avancées de G Suite jusqu’à fin juin. Sans donner de chiffres précis, Lumapps affirme avoir eu beaucoup de demandes pour cette offre gratuite depuis le début du confinement, majoritairement venues d’entreprises qu’il ne compte pas parmi ses clients. « Nous avons récolté et partagé les bonnes pratiques de nos clients, raconte Élie Mélois. Nous essayons d’animer cette communauté en discutant avec nos clients, en regardant et en partageant ce qui marche ou ce qui ne marche pas. Nous organisons des webinaires… »
La jeune pousse propose aussi d’accompagner la continuité d’activité de ses clients en télétravail. Sans surprise, ils se plaignent de VPN qui ne tiennent pas la charge, de systèmes d’information qui ne sont pas prêts… Il s’agit de créer des espaces virtuels de collaboration pour des communautés qui travaillent sur un même projet, partagent des pratiques, exercent le même métier… et qu’elles s’organisent autour d’un agenda et de documents partagés, avec de la visioconférence, etc. « Cela va permettre d’organiser le travail, mais aussi de mettre à profit la connaissance accumulée et les process mis en place, » estime le CTO. Lumapps a conçu des modèles qui permettent de se familiariser rapidement avec ces usages. Une solution qui fonctionne autant avec G Suite que Teams de Microsoft.
Chez Nickel, une bascule dans le télétravail facilitée par l’habitude des outils
La néobanque Nickel, créée il y a 6 ans et rachetée par la BNP en 2017 a quant à elle basculé particulièrement facilement dans le télétravail, si l’on en croit sa directrice déléguée Marie Degrand-Guillaud, parce qu’elle utilisait déjà de longue date les outils collaboratifs de Google Cloud. La startup est née de l’idée de proposer un accès simplifié aux services bancaires en particulier aux plus démunis, en utilisant le réseau de distribution des buralistes. Aujourd’hui, un tiers de ses clients ont des différends avec les banques, un autre tiers cherche à économiser sur le coût des services bancaires et un dernier tiers jongle avec différentes cartes en fonction de ses différents usages (voyage à l’étranger, achats en ligne…) Elle compte 1,5 million de clients et ouvre entre 30 000 et 35 000 comptes par mois.
« Notre politique RH intégrait déjà le télétravail, rappelle Marie Degrand-Guillaud. Et au vu de l’évolution de la situation, nous avions anticipé des scénarios d’organisation avec des employés en télétravail une semaine sur deux pour éviter qu’ils ne se croisent. Une décision prise trois jours avant le confinement. » Avec la crise actuelle, cela a pris une tout autre dimension.
L’entreprise se décrit comme un mix de digital, en tant que néobanque, et de physique, au travers de ses partenaires, les buralistes. Elle compte 400 collaborateurs répartis sur 3 sites à Charenton, à Nantes et à Madrid. Les employés espagnols ont été placés en confinement quelques jours avant leurs collègues français. « Du jour au lendemain, tous sont passés en télétravail, dans tous les métiers de l’entreprise, raconte Marie Degrand-Guillaud. Et finalement, cela s’est passé avec très peu de frictions. Nous avons juste dû trouver quelques ordinateurs portables pour ceux qui travaillaient sur des postes fixes. »
Retrouver la convivialité au travers des réunions virtuelles
Selon la directrice déléguée, la bascule s’est déroulée sans encombre parce que toute l’entreprise est très habituée aux outils. Même la moitié des effectifs qui travaille en centre d’appel, fonctionne aujourd’hui totalement à distance, depuis le domicile. « Hangouts, Google Meet sont nos partenaires de tous les jours. » Autrement dit, à l’exception de quelques personnes formées à distance sur Google Meet, pas besoin d’apprentissage, de pédagogie ou de coaching en urgence. Résultat : aucun recours à l’activité partielle.
Reste qu’en télétravail à 100 % pour tout le monde, la proximité et la communication ne fonctionnent pas de la même façon. « L’efficacité dans le travail est très liée à la convivialité, estime Marie Degrand-Guillaud. Alors nous avons pris des mesures globales, pour tout le monde. Les réunions formelles ont lieu dans Google Meet et collaborateurs et managers s’interpellent aussi directement dans Hangouts pour plus de la vitalité. » Comme Google a étendu l’utilisation de Google Meet à toutes ses fonctions avec des accès plus nombreux, Nickel a mis en place des points réguliers avec l’ensemble de ses équipes. « Ce que nous n’avions pas avant, c’est cette extension offerte avec la licence pour des réunions à plus de 130 collaborateurs, » apprécie la directrice déléguée de Nickel.
En mode muet et sans vidéo
L’entreprise a déjà organisé trois réunions de 45 minutes avec plus de 330 employés et des sessions de questions-réponses. L’occasion d’expliquer l’organisation à distance aux équipes de production des centres d’appel par exemple, ou de communiquer sur les bonnes pratiques du télétravail auquel tous n’étaient pas habitués. Les dirigeants de Nickel ont mis en place des règles de base comme le mode muet et l’absence de vidéo. La réunion a commencé par une synthèse menée par l’équipe de direction. Les collaborateurs pouvaient poser des questions par chat, puis l’entreprise a lancé un véritable dialogue en direct. « Nous réunissions déjà nos équipes tous les trimestres, avec plus de 100 personnes. Mais tout le monde ne s’exprimait pas comme cela s’est produit dans la réunion en ligne, se réjouit Marie Degrand-Guillaud. Le cadre physique dans lequel nous nous trouvons habituellement, en amphithéâtre, structure notre langage de façon plus formelle. »
Comme beaucoup d’entreprises, Nickel a aussi instauré des moments de convivialité en ligne comme les petits cafés du matin en équipe, les apéros Meet ou même des moments de musique partagés. « Nous cherchons ainsi à faire vivre la convivialité au quotidien et c’est pour cela que cela marche bien, » assure Marie Degrand-Guillaud. La directrice déléguée de Nickel reconnaît cependant que l’organisation en télétravail liée au covid-19 est spécifique, car elle s’installe dans la durée et que « d’une semaine à l’autre les perceptions changent. Et certaines démarches qui semblaient indispensables au début deviennent superflues, comme c’est le cas de certains rituels. »
Pour la directrice déléguée de Nickel, la communication est plus complexe avec tous les effectifs à distance en même temps. Il est essentiel d’être attentif à la bonne diffusion des informations aux bonnes personnes. « Les outils sont fondamentaux pour cela, car le mail et le téléphone ne suffisent pas, insiste-t-elle. Google Cloud est adapté à ça. C’est la colonne vertébrale de cette transformation. Or, comme c’est déjà notre environnement de travail et que nous connaissons bien ces outils, nous n’avons pas eu d’effort d’implémentation à réaliser. Nous n’avons pas eu à changer. »
Emmanuelle Delsol
