Stéphanie Auchabie, Chief people officer du fournisseur de solutions de communication clients Quadient, coordonne la préparation du plan de continuité d’activité face au Covid-19. Au programme, interdiction des réunions de plus de 15 personnes et des voyages, le télétravail, l’isolement des équipes en usine…
Chez Quadient, comme dans la plupart des entreprises, l’épidémie de Covid-19 impose d’assurer à la fois la sécurité de tous et la continuité de l’activité. Les RH sont en première ligne et Stéphanie Auchabie, Chief People Officer, et ses équipes coordonnent un plan d’action et de communication immédiat et l’anticipation d’une éventuelle aggravation de la situation. Ce plan tient compte de la spécificité de la société qui compte 5700 employés répartis dans une vingtaine de pays dans le monde entier, entre des activités de bureaux et des activités industrielles.
Pas de réunion de plus de 15 personnes, pas de voyages
Après une première campagne d’information sur les règles d’hygiène, Quadient a mis en place la semaine du 2 mars une communication autour de règles plus contraignantes. La société proscrit désormais toute réunion de plus de 15 personnes, et reporte l’ensemble de ses événements internes. Il était déjà possible de ne pas s’y rendre, pour les employés qui ne le souhaitaient pas. Tous les voyages internationaux et ceux n’ayant que des objectifs internes sont proscrits. « Nous avions déjà déployé un plan de continuité d’activité pour la grippe H1N1, mais qui n’allait pas jusqu’à ces interdictions, » précise Stéphanie Auchabie. Quadient communique en interne sur ces mesures, mais aussi auprès de ses partenaires, de ses clients et de ses sous-traitants.
Des comités dans chaque région du monde
« Nous avons constitué un comité corporate et des comités par grandes régions dans le monde, explique la Chief People Officer de Quadient. Ces comités régionaux sont indispensables, car nous avons des régions où l’épidémie est à des niveaux très différents. On ne communique pas sur ce sujet de la même façon dans nos entités en Chine, en Italie ou en Angleterre, par exemple. » Certains sites importants de l’entreprise, comme Le Lude dans la Sarthe, Drachten aux Pays-Bas ou Loughton dans l’est de Londres ont aussi un comité.
Un travail collectif entre RH, RSE, communication, sécurité, …
Les comités et sous-comité comprennent des représentants des RH, et des responsables de sites, des responsables sécurité-santé, des équipes business, la communication interne et externe, des représentants de la conformité, la RSE, la DSI, en fonction de la situation. Elles identifient les mesures à prendre dans la situation actuelle, mais anticipent aussi une possible aggravation de la situation. Pour l’instant, le comité corporate se réunit une fois par semaine, mais peut ajuster ce rythme en fonction des événements. Le groupe surveille en permanence les informations concernant le virus dans les pays où il est présent.
Dans les usines, des solutions d’isolement
« Dans le cadre de notre transformation numérique en cours, nous avons justement fait en sorte que tous nos employés de bureau puissent travailler de chez eux, précise Stéphanie Auchabie. Il ne reste qu’une infime partie de postes fixes. » Tous les employés, en bureau, disposent de Microsoft Teams pour la téléconférence et la visioconférence. Des formations en ligne sur Teams – comme sur les consignes d’hygiène – sont à disposition des employés. Et chaque site dispose d’au moins une salle de réunion équipée d’un grand écran pour des réunions en ligne plus importantes. Dans les usines, où le télétravail n’est pas envisageable, l’entreprise a prévu des solutions d’isolement. Elle étudie un fonctionnement avec plusieurs équipes, qui travailleront par roulement et ne se croiseront pas.
Emmanuelle Delsol
