Rédigé en collaboration avec les experts enjeuxRH, le modèle de cahier des charges Système d’Information et de gestion des Ressources Humaines a pour vocation d’accompagner le chef de projet dans la mise en place d’un SIRH. Les 227 critères technologiques présentés répertorient tous les paramètres à prendre en compte pour arbitrer vos choix.
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Introduction du modèle de cahier des charges SIRH
Un SIRH (système d’information Ressources humaines) désigne un système comprenant plusieurs briques logicielles, dont le but est d’automatiser certaines fonctions telles que la gestion de la paie, des contrats de travail, des documents administratifs, des compétences et des carrières… Les domaines couverts par le SIRH peuvent être assez simples (tels que ceux évoqués précédemment) ou à l’inverse d’une grande complexité. C’est le cas notamment de la gestion des temps de travail, de la gestion des absences ou des formations.
La diversité des fonctionnalités couvertes par le SIRH peut conduire à les classer en trois grandes familles :
- Gestion administrative : gestion des congés / RTT, consultation des soldes, gestion des notes de frais, des temps et plannings…
- Gestion des talents : dossier personnel, mobilité interne, gestion des demandes de formation…
- Procédures internes : notes de service, entretiens annuels, convocation médecine du travail…
La conduite de projet SIRH
Il convient dans un premier temps de se poser la question des objectifs à atteindre par la mise en place d’un tel système. Pour synthétiser, le SIRH permet de réduire les charges et contraintes de gestion, de disposer d’une vision complète à toutes les échelles (géographique, individuelle, départementale, fonctionnelle…), de limiter ou d’anticiper des risques d’une grande diversité (de la conformité des déclarations sociales pour chaque pays à la gestion de la pénibilité ou à l’évolution individuelle de jeunes salariés), et de disposer pour ses besoins et ceux de la direction de l’entreprise d’indicateurs, de tableaux de bord et d’outils de simulation.
Pour mener à bien un projet SIRH, un audit des besoins, des processus et des outils de gestion existants est souvent un préalable indispensable. Il faut identifier et intégrer les nouveaux points à développer, les dysfonctionnements, l’usage réel… L’essentiel étant de garder à l’esprit le projet dans sa globalité.
Autre élément important : faire en sorte que le projet mobilise l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise, et pas uniquement la DRH. Ceci est d’autant plus vrai que le SIRH s’intègrera dans le système d’information global de l’entreprise.
Sommaire détaillé du cahier des charges Système d’Information des Ressources Humaines : paie, gestion des talents…
1 – Contexte et objectifs du projet : 14 critères
- 1.1. Périmètre et objectifs du projet
- 1.2. Contexte technique
2 – Couverture fonctionnelle : 120 critères
- 2.1. Gestion du personnel
- 2.2. Gestion de la paie
- 2.3. Gestion de la masse salariale
- 2.4. Gestion des recrutements
- 2.5. Gestion des carrières et des compétences
- 2.6. Gestion des formations
- 2.7. Gestion des absences
- 2.8. Gestion des frais
3 – Portail self-service : 8 critères
4 – Gestion des utilisateurs : 3 critères
5 – Reporting et tableaux de bord : 4 critères
6 – Infrastructure et technologies de la solution : 78 critères
- 6.1. Architecture
- 6.2. Tables et modèles de données
- 6.3. Gestion des imports/exports de base
- 6.4. Intégration avec les outils et applications informatiques
- 6.5. Administration de la sécurité
- 6.6. Sauvegardes
- 6.7. Aide en ligne